第六章:履行計畫

經過了這一切的努力,你和你的計畫得到了眾人的信任及支持而募資成功。如何讓這一切的辛勞有個完美的結局?  那便是將計畫的承諾付諸實踐! 完善而流暢地履行你的計畫、製作精美的回饋交付到贊助者的手中,將是你下一次成功的絕佳成績單,也是增進品牌價值的重要時刻。以下我們將分享幾個建議及資訊,讓你實踐理想的過程更加得心應手:

結案流程

當專案結束後,我們將整理結案報表,並向您索取資料以完成結案流程。 首先,在專案結束後 72 小時內,贊助者將仍有修改收件資訊的權利。而在專案結束前使用 超商繳費 或 ATM 付款 的贊助者,仍然有 48 小時的繳費期限可以繳款。因此當贊助金額在專案結束後仍然增加時請放心,那是贊助者在最後一刻完成了他對您的支持。 接下來,我們將為每一位提案者整理結案資料及贊助報表,該份結案通知將會於專案結束後 10 個工作天後寄到提案團隊的信箱中。該封結案信中將包含 贊助明細表 及 結案通知函。我們將在您回覆身份證明文件及匯款資訊後完成撥款程序。

確認贊助者資訊及回饋調查

細心確認贊助者收件資訊及回饋調查,會讓製作及寄送回饋更加順利。 當專案募資成功時,我們除了歡天喜地等待結案通知到來,更應該趁剛結束時提醒贊助者再次檢查他們所填寫的資訊,並確認自己回饋調查的選擇。 所有的贊助者都可以在專案結束後 72 小時內修改贊助資訊,只要在登入後點選右上角的贊助紀錄,就可以調整寄件資訊及回饋調查內容。 因此當專案結束時,建議您可以透過 進度更新 發佈一篇新的消息。除了宣告專案募資的成功外,也提醒贊助者再次確認自己的贊助資訊是否填答完整及正確。 從需要的尺寸、喜愛的顏色,到任何回饋相關的資訊,如果當初沒有設定回饋調查,這時還不算太晚!您可以使用免費的外部表單工具如:Google 表單、Typeform 建立問題,並用專案頁面中的進度更新功能來發布連結,藉此完成贊助資料的收集。

保持更新進度的頻率

當專案結束時,您即將投入製作及履行計畫的過程。為了成為一個準時而負責任的提案者,提案團隊時常在募資成功後就日以繼夜地趕工,但是有一件事不能忽略:持續與群眾溝通。 如同募資中不時地更新以維持專案熱度,這時您更應該保持計畫更新的頻率。在募資成功後贊助者們殷殷期盼著回饋的到來,試著透過定期更新將群眾的等待轉化為期待。使用更新進度功能告知目前計畫執行、下單、檢查、包裝、寄送等製作進度,讓贊助者知道他們引頸期盼的成果正一步一步向他們前進。 更新進度的頻率應該和回饋交付的時間有所呼應。若離您承諾的寄送時間越近,贊助者便越想知道回饋製作的近況,此時您應該頻繁地更新進度,或是每當有新的進展時便通知群眾,達到良好的資訊傳遞。若您的計劃執行時程較長,建議至少每兩週發布一次製作近況,讓贊助者們感受到計畫正持續進展。 另外,『報喜不報憂』並不適用於群眾募資計畫。若是執行計畫時遇到瓶頸或非預期的障礙,原先承諾的寄送時間便有可能因此延宕。此時誠實為上策,透過進度更新告訴贊助者您遇到了什麼樣的困難,是否會花費額外的時間排解,並說明可能會產生哪些變數。 資訊的透明是群眾募資的基礎,所有的贊助者都應了解計畫履行時可能會發生的變數,而提案團隊則應該盡告知的義務及履行的責任。當您正絞盡腦汁試圖解決問題時,不應再將群眾的不安變成團隊的壓力,而透明的資訊及良好的溝通就是您最好的解決之道。

提供贊助者回報的管道

百密必有一疏,回饋製作及寄送的過程中,也許會發生一些意外。此時提供贊助者良好的回報方式將使您處理時更有效率。 處理回饋及寄送的過程中,不論理貨、包裝、寄送都有可能產生失誤導致贊助者收到不完整的回饋內容。此時贊助者可能會透過各種管道來聯繫團隊表達他的遭遇,這時候如果您可以提供一份完整的回報表單,不僅讓資訊可以有系統地集中,也讓贊助者感覺到團隊處理的效率及準備充足。 您可以使用免費的外部表單工具如:Google 表單、Typeform 建立回報表單,讓贊助者可以填寫他的聯絡資訊、回饋內容、問題回報選項及事件敘述,甚至是圖片或檔案上傳得到更充足的資訊。 您可以透過表單的聯絡資訊比對贊助報表快速找到贊助者訂單,並協助他排解問題或補足缺失,讓您的服務更完整、快速且確實。